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447.2月17日金曜日の共有事項スレッド 返信  引用 
名前:17日運営メンバー一同    日付:2006/2/18(土) 1:1
伴流さんよりお話がありましたのでお伝えします。

1、交通費は21日火曜日に支払われます。

2、会議をCHIEの方々と週一程度で行なう。その日時は今後より多くのHメンバーが出られる日に設定する予定。

3、「ポジションを変えて”自立性”を目標にしてはどうか?研修の目的を忘れないでほしい。お互いの仕事を理解するにも、コミュニケーションが必須になってくるため、相互理解につながるのでは。各ブースの独立性が目立つため、連帯感を持つ展開にこれから変えてもいい、明確に、全員で共有すべき。また、他ブースに入ることで、今以上の気付き、改善点、提案へ持っていくことができ、結果的に”全体の活性化””達成感””やりがい”にもつながる。実行力をつけることができる。ここでの注意点は、質は下げないということ。そのかわり企画段階のような難しさ、大変さを伴う。Hに足りないのは先を見越した相互理解と、社会人としての注意の仕方。研修でとどまらずさらにその上を行ってほしい。他ブースができる人材、実行力のある人材が増えるということは会社にも有益。足りない知識を蓄積する期間を経て、ポジションを変え、成長を得る、ということを提案する」



448.Re: 2月17日金曜日の共有事項スレッド
名前:大庭麻子    日付:2006/2/18(土) 2:6
話し合いお疲れさまでした!

3について、意見させていただきます。

他ブースも経験しては?とのことですが、私個人としては、自分のブースをある程度マスターしたわけで、他のブースで自分の力をのばしたいという気持ちはあります。
自分のブース以外に入ることで、他ブースに対する新たな気付きが生まれ、全員がオールマイティになり、よりいいものを創っていけるというのは、当初の目的であり、理想でしたよね(?)。私もそうあればいいと思っています。
ただ、どうして今、担当ブース制になったかというと、担当ブース以外に入った場合、最低点もクリアできないという現状が、準備期間中に多々あったからですよね?
*最低点というのは、高いサービスという以前の「きっちりやる(誤差0とか在庫を切らさないとか日報をちゃんと書いてはさむとか)」ということです。


3は目指すべき姿ではありますが、今、現実、可能なのかは甚だ疑問かな?と。
伴流さんと直接話していないですし、掲示板上ではわからない流れもあったのかもしれませんが、理想論と現場の現実を感じたので書き込みました。
明日、今日のメンバーから話を聞こうと思います。


449.Re: 2月17日金曜日の共有事項スレッド
名前:光永 惇    日付:2006/2/18(土) 3:19
現場サイドと客観的な外からの見方ではやはり違うでしょうね。
おそらくまだ不十分な点がいくつかあるでしょう。

それが改善された上での解決案としては
大ブリーフィング大会を行うことでしょう。


455.Re: 2月17日金曜日の共有事項スレッド
名前:中本洋一    日付:2006/2/19(日) 15:11
やはり3につきまして
自分もいろいろ考えがございます。

次に予定のブリーフィング会議で
詳しくお伝えいたします。

450.2月18日土曜日の共有事項スレッド 返信  引用 
名前:18日運営メンバー一同    日付:2006/2/18(土) 22:11
本日の4名から昨日の共有及び提案をいたします。

1、本日の反省会より

<受付>
入り口から退出なさるお客様が数名いらっしゃった。物販や他ブースへご案内した。美術展を御覧になっている最中お化粧室へ行かれたいお客様が一名いらっしゃった。暫定的に可としたが、はっきりとした線引きをすべき。

本日出た意見
・カレンダーは受付を済まされたお客様しかお持ちではないはずなので一時預かりにしてはどうか?
・葉書を代用したらどうか?
・専用の「再入場券・カード」を数枚受付で用意したらどうか?

団体のお客様をもっとスムーズにするためにはどうしたらいいか⇒マニュアル作成済み。Hメンバーで共有のこと。

座りたいお客様のニーズにこたえられていない、もっとじっくり各ブースにお立ち寄り頂き得て帰っていただきたい⇒椅子の数を増やす展開を考えてみては。

<諏訪>
諏訪からいらっしゃるパートナーズさんとの連携が難しい。役割分担をもっと明確にしてはどうか?
試飲の時間と試飲券の目的・メリットは?
⇒土日終日。試飲の割合を増やしたい。コミュニケーションツールとして大変有効。立ち止まって説明を聞いていただける確率が格段に高い。試飲券をお渡しすることで「飲んでいい権利」がお客様の意識に発声するためお気軽にお召し上がりいただけるようになり、数倍のお客様に召し上がっていただけた先週の結果を引き継いだ。

諏訪ブースをこの段階で終わらせず、さらに進化させてはどうか?
⇒平面的というアドバイスを受け、立体化に門真が動きます。期日は25日土曜日です。顧問に物販で使っている葉書スタンドで4段のものを必要数数えて購入をお願いし、場所を確保します。スクラップブッキングで各市の魅力を画像とメッセージでアピールします。椅子とテーブルを設置できるように工夫し最終的にじっくり情報ファイルやパンフレットをお読みいただくスペース確保に乗り出します。みなさまのアドバイスをお待ちしています!

<クロアチア>
入場前に原田先生のチゴチのコウノトリの絵などを使用しながら各ブースの紹介をしておいたところ、結果クロアチアブースへ戻られたお客様から気軽に声をかけていただきコミュニケーションが増えた。ひきよせにつながった。

写真・画像を使っての説明は大変講評だったためツールを増やして(写真集などを考案中)いこうと提案する。

映像をみていらっしゃるお客様が少ない。光が強すぎるためか。
⇒エプソンさまにお願い済み、次回交渉予定。動画ORスライドショー間隔を短くする案がある。

<物販>
団体さまがいらしても特別問題なくスムーズに行動することができた。図録の袋詰め・多めの補充を事前にしていたことがうまく働いたと考えられる。本日は物販経験のあるサポーターに入ってもらってとてもよく運営することができた。

一名での販売でも売り上げが高かった⇒よく働いている姿をお客様に見られていたため、話しかけるタイミングがたくさんあったのかもしれない。二名だとどうしても手持ち無沙汰の時間ができてしまうので、全体統括者が必要時判断して物販へサポートに入るので十分間に合うのではないだろうか。

<エプソン>
団体さまがいらした約50分間をクローズにしていたが、ボランティアさんが映像コーナーをご紹介してしまったため、問題が起きてしまった。共有が大切だ。

・各ブースとの連携例
クロアチアの写真をブース内に置く⇒お客様がお気にとめてくださりクロアチアブースへ誘導できる
原田先生のふるさととして紹介⇒諏訪ブースへ誘導
「父ちゃんのトンネル」のVTR紹介と説明⇒物販への誘導ができる



451.Re: 2月18日土曜日の共有事項スレッド
名前:18日運営メンバー一同    日付:2006/2/18(土) 22:31
2、昨日の伴流さんのお話を受けて18日の運営メンバーから提案です。

現在Hメンバーは、大半は自分の担当しているブースの責任者として、またスペシャリストとしてそのブースに関して動くことができている状態であり、平均2〜3のブースを担当することができている。
これから、さらに準備期間を設け、まず第一段階として現在よりひとつ多くブースをまわすことができるようにしよう。

メリット:現在頭打ちに感じている担当ブースでの成長を、達成感充実感を多く得られるだろう。次の課題を見つけることで、結果的に現在関わっていないブースを新しい視点で見つめ、改善することができる。やる気が湧く。新しいブースを担当することで、準備期間今まで以上に正確な情報を得よう。多くのことを得ようと努力するだろう。今までやってきたブースにも目を配ることができるので、お互いにアドバイスしあうなど、お客様への配慮も強くなる上、各ブース、メンバー間でのコミュニケーションが今まで以上に密になるだろう。Hメンバーが担当できるブースが増えればまわすのもよりやりやすくなり、少人数でまわすことも可能になる。それは自主性・自立性を養うことにつながり、成長することになるのでは。

注意点:責任を取るのは担当ブースの現在の責任者。
関係機関との連携、連絡も責任者が取る。
最低限の常識レベルのマニュアルに書いてあることを確実にできていないとそれ以上のことを求めていいのか心配だ。
伴流さんより、Hの成長は研修の目的を忘れないで。また、あたりまえのことだが、この提案で持つ苦労は並大抵ではなく、腹をくくることが必要。仕事の質はもちろん下げてはならず、今のブース以上のことができないといけないことを忘れないで。
日報の引継ぎが数日分すでにストックがあるのできっと役に立つだろう。個人の努力によるところが大きい。

専門性に特化した日々を過ごしてみて感想
・処理のコツはブリーフィングでは不可能に近い感がある
・専門性に特化した結果効率化が進み、格段に正確性が上がった

提案の補足
各ブース2名いることとあと4期残っていることから
⇒2期を準備期間にあてる
⇒もちろん団体さまの応対を完璧にする
⇒2名のうち1名を3期から他ブースへ、4期から残りの一名を他ブースを担当するように段階を経て臨機応変に対応してはどうか。


452.Re: 2月18日土曜日の共有事項スレッド
名前:光永 惇    日付:2006/2/18(土) 22:56
せっかく共有事項が出ているので優先順位を決めてやるものと、それぞれのブースの責任者が決めてやるものの二つに分けて考えましょ★

優先順位の高いものの中でも
シフトはみなさんの予定もありますし、3期があと8日しかないので早く決めましょう☆といっても最終的に打ち込むのはリーダー…お疲れのところ申し訳ないm(__)m         
またバスは21日からもあるので早く決めよう!
以上


453.Re: 2月18日土曜日の共有事項スレッド
名前:渡辺    日付:2006/2/18(土) 23:30
全体シフトならびにバス旅行シフトについては明日中になんとかします!
特にバス旅行に関しては、バス旅行時間にヘルプ(ボランティア)として入ってもらう形にする予定です。個々の全体シフト数などを考慮してお願いしますので、よろしくお願いします!


454.Re: 2月18日土曜日の共有事項スレッド
名前:中本洋一    日付:2006/2/19(日) 15:9
中本です。

18日にでました共有事項に
つきまして了解しました!!

443.シフトの改定案について 返信  引用 
名前:山田直記    日付:2006/2/16(木) 13:10
渡辺さんからシフトの改定案についてのメーリスが回ってきていたのでその件について意見を書きます。

>6人でやったが、キツイ部分あり。特に休憩時。

私も6人でやってみたが、部分的に厳しい場合あり。
 ■休憩時のサービスの低下
  ⇒Hメンバーの休憩を平均ピーク時(12〜14時)辺りを極力避け、重ならないよう段階的に補っていく

 ■一箇所集中時における弱さ
  ⇒人員配置を考慮することで均一化を図る
    ・協力スタッフの効率良い使い方 → 固定化などではなく簡単業務を任せてみる
    ・全体を回れるリベロのようなHメンバーのポジションの設置

 ■協力スタッフの力量の推測可能限界値の壁
  ⇒当日まで各々の力量、得意分野を測ることができないので、簡単業(物販包装、接客、会場案内、データ入力、各ブースの簡単なブース紹介・客引き→深いところはHメンバーが代わって行なう・・・等々)
や、お昼ぐらいまで様子を見たところで任せられるところは任せてしまう。


>厳しいようなら、1人増やして7人で回すことも考える。バス旅行も入ってくる。
 ■現状では、サービスの質の厳しい部分は休憩時だけだと考えられるので、バス旅行の来る夕方では特に問題は無いのではないか。
 夕方までに協力スタッフにできるだけ多くの業務を覚えてもらうことが課題と感じる。



444.Re: シフトの改定案について
名前:渡辺譲    日付:2006/2/17(金) 0:27
・全体を回れるリベロのようなHメンバーのポジションの設置
→明日から実践しようと思います。
基本的配置は「受付(サポーター)」「クロアチア(H)」「諏訪(サポーター)」「物販(H)」「エプソン(H)」「全体(H)」でやってみましょう。

つきまして、シフト改訂版を作成中ですのでもうしばらくお待ちください。


446.Re: シフトの改定案について
名前:門真    日付:2006/2/18(土) 0:49
本日実際に運営してみて221人という大勢のお客様がいらしてくださいましたが!平日の150人前後だったらうまく運営することが可能なのではと個人的には思いました。ですので賛成です!休憩に入るときだけ各ブースに手薄がなければ問題ないと思います。お疲れ様です!

445.あと一ヵ月。 返信  引用 
名前:光永 惇    日付:2006/2/17(金) 22:20
@明日は11時にバスツアーが到着します。人員配置と休憩については明日発表します。         
A明日以降の夜バスツアーは催行中止となりました。よって終礼・解散は従来通り。なお21日、3月1日に昼バスツアーあり。

B3月19日物販のみ撤収。その他は片付けだけ行う。20日ムラックが入るので19日のうちに器材は運搬用エレベーター前にまとめておく。20日エプソンも撤収。ダメ出し反省会・打ち上げありか?

C2月19日全館休館のため西新宿駅とウイングの通路閉鎖になります。誘導に私入ります。

D来週20日、23日、24日に京王百貨店前でPRやります。

Eクロアチアブースのプロジェクターに関してエプソン販売の小川原さんが動画はパソコンありで可、スライドショーの間隔を短くすることも可なのでいらした時にやっていただけるとのことです。

Fノベルティーが来週届くので総合アンケート復活です。エプソンのアンケート並びにクロアチアの絵はがきは廃止です。

G休憩は私の時は4段階戦法にしておりましたが、明日並びに混雑時は5〜6段階流にします。

H明日または光永DAYは朝礼終了時〜11時までをコアメンバー→協力者スタッフ実地研修とします。

I光永DAYは協力者スタッフの配置を固定から変則にする可能性もあります。また早上がりの可能性もあります。

J明日の朝礼は9時10分からとします。


以上

431.反省点→改善を考えるスレ 返信  引用 
名前:光永 惇    日付:2006/1/31(火) 19:4
本日ご迷惑おかけいたしましたみなさま、申し訳ない。

@エプソンブースのプリンター電源切り忘れ
・チェックシート作成
(電源を切ったか、ブレーカー落としたか、在庫足りているかなど)
毎日帰る際にその日の担当者が記入する。次に責任者が確認する。

A可燃ゴミ、不燃ゴミ、ペットボトル、缶分別に関して

マニュアル、ブリーフィングで徹底させる。
控え室に貼り紙を貼る。

貼り紙、チェックシートともに光永が作成する。

以上



432.Re: 反省点→改善を考えるスレ
名前:原山 真由子    日付:2006/2/1(水) 0:0
会期前に改善できてよかったと思います。
諏訪ブースもテレビとビデオがあるので、電源切り忘れには注意したいと思います。

ごみの分別に関しては、自分も気がまわらなかったことに反省です。


442.Re: 反省点→改善を考えるスレ
名前:中本洋一    日付:2006/2/16(木) 4:25
中本です。

2月16日に一つ問題が起きました。
その結果、

◆改善すべきこと
⇒判断に迷ったら必ず細田さんか斉藤顧問に「報告」して指示を仰ぐこと。自分で判断してはいけない。

⇒15階の場所は、今回の原田泰治展のための場所であるので、
展覧会に関係ないことの話し合い等については1階のドトール等を
こちらからご案内すること。

◆昨日の問題
⇒昨日、来場されたクロアチア協会の荒川さんと一緒に
同行されて美術展にも入られた彼の友人のクロアチア協会の
人間2名(←一緒に来るとは事前のメールでは知らされていない)
に彼の個別の商談・話し合いの
場所として円形テーブルのあるアンケートコーナーを
20分ほどお貸ししてしまったこと。

本来このコーナーはお客様のアンケート記入場であり、
協力者といえ「個別の話し合いの場」として提供すべきでは
ない。

しかし、昨日の自分は、そのことが頭ではわかっていたが、
ネクタイなどいろいろなものを無償でお借りしていること、
そして、荒川さんが「すぐに終わるから」ということで
お断りづらく、少しくらいならよいかも、と細田さんや
斉藤顧問に報告せずに自分で判断
してしまい、上記のスペースをお貸ししてしまいました。


その後、細田さん、光永君と話し合いまして、
今回は、先方にもパンフレットをお渡しし、
少しでもこの展覧会をPRしてもらう(=展覧会にプラスになる)
ということで、落ち着きました。

みなさん、大変ご迷惑をおかけしてしまい
申し訳ございませんでした。

ps.今回のことにつきまして、斉藤顧問にはお伝えしないで!、
ということを細田さんから伝言を頼まれました。

434.諏訪ブースの 返信  引用 
名前:光永 惇    日付:2006/2/10(金) 23:43
倉庫表とパンフレット配置図作ったほうがいいですよ。昨日も言ったんですがわかりづらい。



440.Re: 諏訪ブースの
名前:原山 真由子    日付:2006/2/15(水) 0:35
作ったので入ったときは参考にしてみてください〜
もし見にくかったら遠慮なく「見にくい!」って言ってくださいな。


441.Re: 諏訪ブースの
名前:光永 惇    日付:2006/2/15(水) 7:45
了解。ありがとう。

439.来週 返信  引用 
名前:光永 惇    日付:2006/2/14(火) 23:31
無給・交通費なしでボランティアとして入ります。よろしく。


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